Как автоматизировать торговую сеть

В прошлом номере журнала мы начали разговор о том, зачем в оптовой и розничной торговле нужна система автоматизации. В этот раз остановимся на более узкой теме: как наладить обмен данными между центральным офисом и филиалами в торговой сети. Для решения этой задачи рынок программного обеспечения предлагает сегодня массу вариантов.

“Воруют-с!”
По словам Андрея Числера, руководителя департамента торговых систем внедренческого центра “СофтБаланс”, в настоящий момент владельцы магазинов редко начинают автоматизировать свое предприятие с целью планирования ассортимента и закупок. Обычно к этому их подталкивает более печальная причина - воровство персонала. И если предприниматель, владеющий всего одним магазином, еще как-то может контролировать своих работников, то в сетях эта проблема стоит намного острее.
Решить ее можно лишь с помощью системы автоматизации учета товаров. Как говорит г-н Числер, в автоматизированных магазинах реально довести уровень потерь до цифры чуть меньше 1% всего товарооборота. В то время как о том, какова она была до начала автоматизации магазина, не знает никто.
Так как больше всего краж происходит именно в процессе продаж, то в первую очередь необходимо начать фиксировать последние. Какие способы выбрать? Все зависит от товарооборота магазина. Конечно, вряд ли имеет смысл ставить POS-терминал в ларек. Если же торговая сеть достаточно развита, нужно, чтобы данные из торговых точек поступали в центральный офис в какую-либо программу. Менеджеры будут анализировать товарооборот и, в зависимости от конкретных цифр, принимать те или иные решения. Таким образом, по мнению Андрея Числера, даже в пресловутом ларьке можно увеличить оборот - не говоря уже о магазинах. Правда, в Петербурге этой возможностью пока мало кто пользуется.
С помощью какого программного продукта можно наладить обмен между головным предприятием и периферийными базами? Самое популярное, на сегодняшний день, решение - автоматизация на базе программы “1С”. Для начала рассмотрим ситуацию, когда между филиалами и центральным офисом не налажена постоянная связь - она устанавливается лишь периодически. Здесь, в свою очередь, также существуют 2 варианта: организация сети по принципу либо полной централизации, либо, наоборот, полной децентрализации.

Два варианта
В первом случае весь менеджмент предприятия сосредоточен в центральном офисе. Свобода действий на периферийных точках сильно ограничена. Центр отсылает в филиалы информацию о том, какие должны продаваться товары, и, как правило, сам их завозит. А из филиалов в центральный офис приходят сведения о продажах.
Главный минус этой системы заключается в том, что таким образом невозможно реализовывать скоропортящиеся товары. Их продажу можно обеспечить лишь в том случае, если отдельные торговые точки заказывают продукты сами. Однако, если скоропортящихся товаров в ассортименте торговой точки нет, система полной централизации дает большую прозрачность контроля: все данные находятся в одном месте, и от оперативности их передачи практически ничего не зависит.
Схема полной централизации лучше всего реализовывается с помощью готовой компоненты на базе программы “1С:Торговля и склад” под названием “Управление распределенными базами данных”.
Второй вариант - схема полной децентрализации. В этом случае в каждой торговой точке формируется свой собственный менеджмент, которому предоставлен максимум самостоятельности. В этом случае обмен данными происходит лишь для того, чтобы руководитель, который находится в центральном офисе, мог видеть, в целях стратегического планирования, как у него обстоят дела. Главный минус такой системы - потеря возможности делать закупки централизованно.
При полной децентрализации управления предприятием на базе “1С” имеется несколько готовых решений. Как правило, все они основаны на электронном обмене документами.

На крайности нет потребности
Как известно, в Петербурге существует немало сетей, которые работают по одной из вышеприведенных схем. Однако, несмотря на то, что на практике наиболее работоспособными оказываются именно эти крайности, по словам Кирилла Логинова, ведущего разработчика автоматизированных систем фирмы “КиК-софт”, они обычно не устраивают клиентов. В реальной жизни чаще всего им требуется что-то среднее - руководители торговых сетей хотят, чтобы и центральный офис имел возможность заказывать товар, и руководство отдельных точек имело некоторую свободу маневра.
Однако при этом перед программистами возникает серьезная проблема - син-хронизация статических данных. Может случиться так, что в одной информационной базе данных в реестре товаров, к примеру, стоит наименование “Сосиски школьные”, в другой - “Школьные сосиски”, а в третьей - “сос. Школ.”. Для руководства торговой сети это один и тот же товар, а вот для компьютерной системы - три разных. И большинство из существующих, на сегодняшний день, компьютерных программ не сможет определить, что речь идет о едином продукте. Что же делать?
Как говорит г-н Логинов, решение здесь может быть следующим. Менеджмент сети должен составить каталог всех товаров, которые они могут у кого-либо закупать, и всем им присвоить какой-либо уникальный идентификатор. После принятия этой системы никакие новые товары, не внесенные в каталог, без согласования с центральной базой завозить уже нельзя. Для этой ситуации есть и другие решения, но они менее надежны, так как целиком завязаны на “человеческом факторе”.

Если связь - постоянная
Теперь рассмотрим вариант, когда между центральным офисом и филиалами существует постоянная связь. Как известно, сейчас информационные, в том числе телекоммуникационные, технологии бурно развиваются. В результате появляются новые, доступные даже для домашнего использования, скоростные каналы, с помощью которых можно обмениваться информацией.
По сравнению с системами без постоянной связи, они обладают неограниченными возможностями и массой преимуществ. Например, о совершении продажи менеджмент центрального офиса узнает в ту же секунду. Однако главный недостаток выделенного канала - его слишком высокая цена. В зависимости от положения в городе, эта цифра варьируется в районе нескольких тысяч долларов - и это только за связь. Однако сюда надо прибавить абонентскую плату провайдеру, предоставляющему канал: ее размер составит от 100 до 300 долларов. Понятно, что если речь идет о небольшом магазине или сети киосков, такую систему ставить недальновидно - она просто не окупится. Оправдать себя она может лишь в тех случаях, когда чрезвычайно важна оперативность получения информации.
Для систем с постоянной связью предлагаются 2 различных решения - терминальная схема и сетевая. Первая не отличается требовательностью к скорости канала. И если на нее небольшой спрос сегодня уже существует, то на вторую, из-за дороговизны, его нет. Оно и понятно: сейчас стоимость выделенного канала намного выше, чем цена мощного компьютера. Именно поэтому большинство руководителей предприятий торговли предпочитают поставить много “медленных” каналов, один мощный компьютер и работать в таком режиме. Однако, по мнению Кирилла Логинова, в дальнейшем ситуация, по-видимому, изменится, так как услуги связи сегодня дешевеют быстрее, чем компьютеры. Кроме того, появляются новые виды связи - радиодоступ, сотовые сети III поколения...

Для тех, кому важен порядок
Еще одно готовое решение для автоматизации магазинов с распределенной структурой, которое предлагает сегодня рынок программного обеспечения, - “Астор: Торговая сеть”. Она написана на языке “1С”. По данным специалистов фирмы “СофтБаланс”, большинство открывающихся сегодня в Москве крупных магазинов выбирают для работы именно эту программу. Причина очевидна - она предоставляет эффективные методы управления товарными потоками.
При внедрении программы “Астор: Торговая сеть” в головном офисе устанавливается центральный модуль, а в филиалах - компьютеры. Руководство сети решает, централизованно оно будет производить закупку товаров или доверит это своим филиалам. Программа “Астор” способна работать и в первым варианте, и во втором. Более сложная задача - перемещение товаров между магазинами, но и она с помощью этой программы решается достаточно легко. Допустить перемещение или нет - этот параметр задается при установке системы.
Однако, если установка компоненты “1C: Управление распределенными базами данных” обойдется владельцу сети в сумму чуть больше 1 тыс. долларов, то “Астор: Торговая сеть” - как минимум в 3 раза дороже.
Перед владельцем сети, желающим ввести систему автоматизации, сегодня открывается масса возможностей. Он может нанять программистов, которые создадут ему уникальную систему под конкретные нужды его предприятия. Можно попросить работников какой-либо фирмы, занимающейся составлением программ, доработать то или иное типовое решение. Однако эти варианты всегда обойдутся предпринимателю дороже, чем какой-либо готовый продукт. Впрочем, все зависит от потребностей и возможностей клиента.

Ольга Рябинина